ภาวะผู้นำทางการเงินในธุรกิจโรงแรม: เหตุใดคุณจึงควรใช้การพยากรณ์แบบต่อเนื่อง – โดย เดวิด ลุนด์

การพยากรณ์ล่วงหน้าไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ผมต้องชี้ให้เห็นว่าโรงแรมส่วนใหญ่ไม่ได้ใช้ และจริงๆ แล้วพวกเขาควรใช้ มันเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ คุ้มค่าอย่างแท้จริง ถึงแม้ว่ามันจะมีน้ำหนักไม่มาก แต่เมื่อคุณเริ่มใช้แล้ว มันจะกลายเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ที่คุณต้องมีทุกเดือน และผลกระทบและความสำคัญของมันมักจะเพิ่มขึ้นในช่วงไม่กี่เดือนสุดท้ายของปี เหมือนกับพล็อตในนิยายลึกลับที่ดี มันสามารถพลิกผันอย่างกะทันหันและนำไปสู่ตอนจบที่ไม่คาดคิดได้

ก่อนอื่น เราต้องกำหนดวิธีการสร้างการพยากรณ์แบบต่อเนื่องและชี้ให้เห็นถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างการพยากรณ์ดังกล่าว จากนั้น เราต้องการทำความเข้าใจวิธีการสื่อสารผลการค้นพบ และสุดท้าย เราต้องการดูว่าเราจะใช้การพยากรณ์นี้เพื่อเปลี่ยนแปลงทิศทางทางการเงินได้อย่างไร ซึ่งจะทำให้เรามีโอกาสปรับปรุงตัวเลขทางการเงินของเราอีกครั้ง

ในขั้นต้นต้องมีงบประมาณเสียก่อน หากไม่มีงบประมาณ เราก็ไม่สามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้ งบประมาณโรงแรมแบบละเอียด 12 เดือนนั้นจะต้องจัดทำโดยผู้จัดการฝ่ายต่างๆ รวบรวมโดยหัวหน้าฝ่ายการเงิน และได้รับการอนุมัติจากแบรนด์และเจ้าของ ฟังดูตรงไปตรงมาและง่ายดาย แต่จริงๆ แล้วมันไม่ง่ายเลย อ่านบล็อกด้านข้างเกี่ยวกับเหตุผลที่การจัดทำงบประมาณใช้เวลานานมากได้ที่นี่

เมื่องบประมาณได้รับการอนุมัติแล้ว มันจะถูกกำหนดไว้ตายตัวและไม่อนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ อีก มันจะคงเดิมตลอดไป เหมือนกับช้างแมมมอธจากยุคน้ำแข็งที่ถูกลืมเลือนไปนานแล้ว มันจะไม่มีวันเปลี่ยนแปลง นั่นคือบทบาทของการพยากรณ์แบบต่อเนื่อง เมื่อเข้าสู่ปีใหม่หรือช่วงปลายเดือนธันวาคม ขึ้นอยู่กับตารางเวลาของแบรนด์ของคุณ คุณจะต้องพยากรณ์สำหรับเดือนมกราคม กุมภาพันธ์ และมีนาคม

พื้นฐานของการคาดการณ์ 30, 60 และ 90 วันนั้นแน่นอนว่ามาจากงบประมาณ แต่ตอนนี้เรามองเห็นภาพรวมได้ชัดเจนกว่าตอนที่เราจัดทำงบประมาณในเดือนสิงหาคม/กันยายน เราเห็นจำนวนห้องที่จองไว้ อัตราการดำเนินงาน กลุ่มลูกค้า และภารกิจของเราคือการคาดการณ์แต่ละเดือนให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงควบคู่กับงบประมาณ นอกจากนี้เรายังเปรียบเทียบกับเดือนเดียวกันของปีที่แล้วเพื่อให้เกิดความหมายมากขึ้น

นี่คือตัวอย่างวิธีการใช้การพยากรณ์แบบต่อเนื่อง สมมติว่าเราตั้งงบประมาณรายได้ต่อห้องพัก (REVPAR) ในเดือนมกราคมไว้ที่ 150 ดอลลาร์ กุมภาพันธ์ 140 ดอลลาร์ และมีนาคม 165 ดอลลาร์ การพยากรณ์ล่าสุดแสดงให้เห็นว่าเราทำได้ใกล้เคียงกับงบประมาณ แต่ยังต่ำกว่าเป้าหมายอยู่เล็กน้อย โดยรายได้ต่อห้องพักในเดือนมกราคมอยู่ที่ 130 ดอลลาร์ กุมภาพันธ์ 125 ดอลลาร์ และมีนาคม 170 ดอลลาร์ ซึ่งถือว่าค่อนข้างผสมผสานกับงบประมาณ แต่เห็นได้ชัดว่าเรายังตามหลังอยู่ และภาพรวมรายได้ก็ไม่ดีนัก ดังนั้นเราควรทำอย่างไรต่อไป?

ตอนนี้เราเปลี่ยนเป้าหมายจากรายได้ไปเป็นกำไรขั้นต้น (GOP) เราจะทำอย่างไรเพื่อลดผลกระทบจากการสูญเสียกำไรในไตรมาสแรก เมื่อพิจารณาจากรายได้ที่คาดการณ์ไว้ว่าจะลดลงเมื่อเทียบกับงบประมาณ? เราสามารถเลื่อน ลด หรือตัดอะไรออกไปได้บ้างในส่วนของค่าจ้างและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ในไตรมาสแรก เพื่อช่วยลดการขาดทุนโดยไม่ทำให้สถานการณ์เลวร้ายลงไปกว่าเดิม? ส่วนสุดท้ายนี้สำคัญมาก เราต้องรู้รายละเอียดว่าเราสามารถตัดอะไรออกไปได้บ้างโดยไม่ทำให้สถานการณ์แย่ลงไปกว่าเดิม

นั่นคือภาพที่เราต้องการสร้างและบริหารจัดการ เราจะรักษาความสมดุลให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในแง่ของผลกำไร แม้ว่ารายได้จะไม่เป็นไปตามที่เราวางแผนไว้ในงบประมาณก็ตาม เราติดตามและปรับการใช้จ่ายของเราในแต่ละเดือนให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในสถานการณ์นี้ เราเพียงต้องการผ่านพ้นไตรมาสแรกไปโดยที่ผลกำไรยังคงไม่เสียหายมากนัก นั่นคือการพยากรณ์แบบต่อเนื่องที่นำมาใช้จริง

ในแต่ละเดือน เราจะอัปเดตภาพรวมสำหรับ 30, 60 และ 90 วันถัดไป และในขณะเดียวกัน เราก็จะเติมข้อมูลย้อนหลังใน "เดือนจริง" เพื่อให้เรามีมุมมองที่กว้างขึ้นเรื่อยๆ ไปสู่เป้าหมายสูงสุด นั่นคือ งบประมาณของพรรครีพับลิกัน ณ สิ้นปี

มาใช้การคาดการณ์เดือนเมษายนเป็นตัวอย่างต่อไปกัน ตอนนี้เรามีข้อมูลจริงของเดือนมกราคม กุมภาพันธ์ และมีนาคมแล้ว! ตอนนี้ฉันเห็นตัวเลขตั้งแต่ต้นปีจนถึงเดือนมีนาคมแล้ว และพบว่ารายได้และกำไรขั้นต้นของเราต่ำกว่างบประมาณ รวมถึงการคาดการณ์ล่าสุดสำหรับ 3 เดือนข้างหน้า และสุดท้ายคือตัวเลขตามงบประมาณสำหรับ 6 เดือนที่ผ่านมา ในขณะเดียวกัน ฉันก็ยังคงจับตาดูเป้าหมายสุดท้าย – สิ้นปี การคาดการณ์สำหรับเดือนเมษายนและพฤษภาคมนั้นแข็งแกร่ง แต่เดือนมิถุนายนอ่อนแอ และฤดูร้อนก็ยังอีกไกลเกินกว่าจะตื่นเต้นมากนัก ฉันนำตัวเลขการคาดการณ์ล่าสุดสำหรับเดือนเมษายนและพฤษภาคมมาดูว่าฉันสามารถชดเชยความอ่อนแอในไตรมาสแรกได้จากตรงไหน ฉันยังให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับเดือนมิถุนายน ว่าเราสามารถปิดอะไรและปรับขนาดอะไรได้บ้าง เพื่อให้เราสามารถผ่านครึ่งปีแรกไปได้ใกล้เคียงกับกำไรขั้นต้นตามงบประมาณ

ในแต่ละเดือน เราจะสรุปผลจากเดือนก่อนหน้าและเขียนคำพยากรณ์ นี่คือกระบวนการที่เราปฏิบัติตามตลอดทั้งปี

มาใช้การคาดการณ์เดือนกันยายนเป็นตัวอย่างต่อไปกันครับ ตอนนี้ผมมีผลประกอบการตั้งแต่ต้นปีจนถึงเดือนสิงหาคมแล้ว ภาพรวมของเดือนกันยายนดูดี แต่เดือนตุลาคมและโดยเฉพาะอย่างยิ่งเดือนพฤศจิกายนนั้นยังตามหลังอยู่มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของผลประกอบการโดยรวม นี่คือจุดที่ผมอยากจะกระตุ้นทีมครับ กำไรขั้นต้นเทียบกับงบประมาณ ณ วันที่ 31 สิงหาคมนั้นใกล้เคียงกันมาก ผมไม่อยากแพ้เกมนี้ในช่วง 4 เดือนสุดท้ายของปี ผมจึงทุ่มเททุกอย่างที่มีกับทีมขายและทีมบริหารรายได้ เราต้องนำสินค้าพิเศษออกสู่ตลาดเพื่อชดเชยภาพรวมที่อ่อนแอ เราต้องแน่ใจว่าเป้าหมายระยะสั้นของเรานั้นชัดเจน เราจะทำอย่างไรเพื่อเพิ่มรายได้และลดค่าใช้จ่ายให้มากที่สุด

มันไม่ใช่เรื่องยากอะไร แต่เป็นวิธีที่เราบริหารงบประมาณ เราใช้การคาดการณ์แบบต่อเนื่องเพื่อให้กำไรจากการดำเนินงานสิ้นปีของเราใกล้เคียงกับงบประมาณที่ตั้งไว้มากที่สุด เมื่อใดก็ตามที่งบประมาณต่ำกว่าเป้าหมาย เราจะเน้นการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายและหาแนวทางเพิ่มรายได้ เมื่อใดก็ตามที่งบประมาณสูงกว่าเป้าหมาย เราจะมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มกระแสเงินสดให้มากที่สุด

ทุกๆ เดือนจนถึงเดือนธันวาคม เราจะทำแบบเดียวกันนี้ซ้ำๆ ด้วยการคาดการณ์และงบประมาณแบบหมุนเวียน นี่คือวิธีการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพของเรา และที่สำคัญ เราไม่เคยยอมแพ้ เดือนที่แย่ๆ สองสามเดือนย่อมหมายความว่าจะมีเดือนที่ดีรออยู่ข้างหน้าเสมอ ผมพูดเสมอว่า “การบริหารงบประมาณก็เหมือนกับการเล่นเบสบอล”

โปรดติดตามบทความที่จะมาถึงในชื่อ “ควันและกระจก” ซึ่งจะอธิบายวิธีการให้คำมั่นสัญญาที่ต่ำกว่าความเป็นจริง แต่ส่งมอบผลลัพธ์ที่เกินความคาดหมายในช่วงปลายปี และเติมเต็มตู้กับข้าวของคุณไปพร้อมๆ กัน

ที่ Hotel Financial Coach ผมช่วยผู้นำและทีมงานโรงแรมด้วยการฝึกสอนด้านภาวะผู้นำทางการเงิน การจัดสัมมนาออนไลน์ และการอบรมเชิงปฏิบัติการ การเรียนรู้และนำทักษะภาวะผู้นำทางการเงินที่จำเป็นไปใช้ คือเส้นทางลัดสู่ความสำเร็จในอาชีพการงานและความมั่งคั่งส่วนบุคคลที่มากขึ้น ผมสามารถปรับปรุงผลลัพธ์ของบุคคลและทีมได้อย่างมีนัยสำคัญ พร้อมผลตอบแทนจากการลงทุนที่พิสูจน์ได้

โทรหรือเขียนมาหาเราวันนี้เพื่อขอคำปรึกษาฟรีเกี่ยวกับการสร้างทีมผู้บริหารที่มีส่วนร่วมทางการเงินในโรงแรมของคุณ